Saisie d'un connaissement

Contexte

Cette procédure vous décrit les étapes pour saisir correctement vos connaissements

Procédure

Etape 1 : Se connecter à l'application

(Si besoin, vous tourner vers un administrateur de l'application pour vous créer vos identifiants)

Etape 2 : Ouvrir une caisse

(Si besoin, voir la Procédure de Gestion de caisses)

• Une fois connecté, vous devez ouvrir une caisse en vous rendant à l'adresse suivante : Voyage > Caisse > Ouverture de caisse
• Sélectionner la caisse souhaitée

• Puis Valider

Etape 3 : Ouvrir la fenêtre de saisie de connaissement

• Ouvrir la fenêtre de saisie d'un connaissement en vous rendant à l'adresse suivante : Voyage > Fret & Billeterie > Connaissements

Etape 4 : Sélectionner le voyage

• Une fois la fenêtre ouverte, le programme vous positionne par défaut sur le voyage en cours. Si besoin, vous pouvez le changer de la manière suivante :

  • Cliquer sur situé à droite du numéro de voyage
  • Rechercher le voyage souhaité (soit par son code, soit par la date de départ)
  • Puis double-cliquer sur le voyage souhaité pour le charger

  

Etape 5 : Sélectionner le port de départ et de destination

(Si besoin, voir la procédure de création des ports et des liaisons associées)

• Vous devez ensuite définir le port de départ et le port de destination. Le trajet doit se renseigner automatiquement

Etape 6 : Choisir le type de payeur

• Sélectionner le payeur

Intitulé	Description
Expéditeur	Le payeur est la personne qui dépose le fret
Destinataire	C'est du fret à destination (FAD). Le fret est payé en récupérant la marchandise

Etape 7 : Choisir le type de paiement

• Sélectionner le type de paiement

Intitulé	Description
Comptant	Le fret fait l'objet d'un règlement (en espèce, CB, virement, ou en chèque)
Crédit	Les connaissements en crédit font l'objet d'une facture. Le règlement ne se fait pas immédiatement

Etape 8 : Définir l'expéditeur et le destinataire

• Sélectionne l'expéditeur et le destinataire

Intitulé	Description
Expéditeur	Expéditeur du fret
Destinataire	Celui qui réceptionne le fret

Info

Pour renseigner l'expéditeur ou le destinataire, vous pouvez soit :
- Charger une fiche client en cliquant sur à droite de chaque champ respectif
- En saisissant directement son code client
Le libellé du client ne peut être modifié que pour les clients comptants

Etape 9 : Renseigner le n° de réquisition

Le numéro de réquisition est une donnée facultative. Il est en général renseigné dans le cas d'une facture administrative.

Etape 10 : Renseigner les données liées au ligne de connaissement

Intitulé	Description
Nombre de colis	Nombre de colis
Rubrique	Renseigner soit le code rubrique, soit son intitulé
Nature des produits	(Facultatif) Il est en général pré-renseigné lorsque la rubrique est sélectionnée
Poids (kg)	(Obligatoire) Poids du colis
Volume (m3)	Volume du colis en m3
Valeur Déclaré	(Facultatif) Valeur du produit déclaré par l'expéditeur
Prix au m3	Prix au m3
Assurance	(Facultatif) Définir une assurance
Remise	(Facultatif) Remise accordée (Renseigné automatiquement si le client bénéficie d'une remise dans sa fiche client)

Etape 11 : Règlement

• Une fois terminé, cliquer sur

Info

Plusieurs cas possibles :
- Pour les connaissements à crédit : L'état du connaissement passe à valider et fera l'objet d'une facturation
- Pour les connaissements comptant (en FAD) : L'état du connaissement passe à valider, et le règlement doit se faire manuellement à l'arrivé du fret - Pour les connaissements comptant simple : Vous devez régler le connaissement dans la fenêtre qui suit

• Dans le cas d'un connaissement comptant, vous pouvez régler votre connaissement en 2 modes de règlement

Intitulé	Description
Mode de règlement	Nombre de colis
Référence	La référence est utilisée par exemple pour indiquer le n° chèque. Cette indication apparait dans le journal de caisse
Montant Réglé	La somme des montants doit être obligatoirement égal au montant du connaissement

• Cliquer sur Valider

Etape 12 : Faire ses dépenses puis fermer de sa caisse

• Une fois votre journée terminée, il est recommandé d'effectuer ses dépenses chaque fin de journée.

(voir procédure de Gestion de caisse - point C - Faire ses dépenses)

• Puis fermer votre caisse Gestion de caisse - point B - Procédure de fermeture de caisse)

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